El 70% de los autónomos en España ha sufrido al menos un impago en su carrera. Las facturas impagadas son el mayor punto de dolor del trabajo por cuenta propia: trabajas, entregas, facturas… y no cobras. Y mientras tanto, Hacienda sí te exige pagar el IVA y el IRPF de esa factura.
En esta guía te explicamos qué hacer paso a paso cuando un cliente no te paga, cuáles son tus derechos y, sobre todo, cómo evitar llegar a esta situación.
Paso 1: reclamación amistosa antes de que se complique
Contacto directo con el cliente
Antes de escalar, intenta resolverlo por las buenas. Llama al cliente, envía un email recordatorio y documenta todo por escrito. Muchos impagos se deben a despistes, problemas de tesorería o facturas que se han traspapelado — no siempre hay mala fe.
Envía un primer recordatorio cuando la factura lleva 7 días vencida. Si usas un software que automatice los recordatorios de cobro, este paso se hace solo.
Reclamación por escrito con acuse de recibo
Si el contacto directo no funciona, envía una reclamación formal por email certificado o carta con acuse de recibo. Incluye:
- Número y fecha de la factura
- Importe pendiente (principal + intereses de demora si aplican)
- Plazo para el pago (habitualmente 10-15 días)
- Advertencia de que, si no se resuelve, tomarás acciones legales
Paso 2: burofax — la reclamación que deja constancia legal
¿Cuándo enviar un burofax?
Si han pasado 30 días desde el vencimiento y el cliente no responde, el burofax es tu siguiente paso. A diferencia de un email, el burofax tiene validez legal: Correos certifica quién lo envía, a quién, cuándo y con qué contenido.
Qué incluir en el burofax
El burofax debe contener los mismos datos que la reclamación escrita, pero con un tono más formal y la mención expresa de que iniciarás un proceso monitorio si no recibes el pago en un plazo determinado. El coste del burofax (unos 25-30€) se puede reclamar como gasto de la deuda.
Paso 3: proceso monitorio — reclamación judicial sin abogado
Qué es y cuándo usarlo
El proceso monitorio es la vía judicial más rápida para reclamar deudas en España. Para deudas de hasta 250.000€ no necesitas abogado ni procurador (aunque es recomendable para importes altos). Solo necesitas:
- La factura impagada
- Prueba de que el servicio se prestó (presupuesto aceptado, emails, albaranes)
- Prueba de la reclamación previa (burofax, emails)
Se presenta en el juzgado del domicilio del deudor. El juez da 20 días al deudor para pagar o presentar oposición. Si no hace nada, se dicta auto de ejecución y puedes embargar.
La importancia del presupuesto aceptado como prueba
Aquí es donde un presupuesto profesional firmado marca la diferencia. Un presupuesto aceptado por el cliente demuestra que hubo un acuerdo sobre el alcance y el precio del trabajo. Sin ese documento, tu caso es más débil. Entender bien la diferencia entre presupuesto y factura te ayuda a protegerte legalmente desde el principio.
Intereses de demora: el dinero que tu cliente te debe además del principal
Interés legal entre empresas
La Ley 3/2004 contra la morosidad establece que, en operaciones comerciales entre empresas o entre empresas y autónomos, el tipo de interés de demora es el tipo del BCE + 8 puntos. A fecha de marzo de 2026, con el tipo del BCE en torno al 2,65%, el interés de demora se sitúa alrededor del 10,65% anual.
Indemnización por costes de cobro
Además de los intereses, la ley te reconoce una indemnización fija de 40€ por cada factura impagada en concepto de gastos de cobro, sin necesidad de justificación.
Plazos legales que debes conocer
Plazo máximo de pago legal
La ley establece un plazo máximo de pago de 30 días naturales desde la recepción de la factura (ampliable a 60 días por pacto expreso). Si el pagador es una Administración Pública, el plazo es de 30 días.
Prescripción de la deuda
Tienes 5 años para reclamar judicialmente una deuda (artículo 1964 del Código Civil, reformado en 2015). Pasado ese plazo, la deuda prescribe y no podrás reclamarla. No dejes pasar el tiempo.
Cómo prevenir impagos antes de que ocurran
Cobra una señal antes de empezar
Pedir un 30-50% del importe antes de comenzar el trabajo filtra a los clientes problemáticos. Si alguien se niega a pagar una señal, es una señal de alerta (nunca mejor dicho).
Establece condiciones de pago claras en el presupuesto
Tu presupuesto debe incluir: método de pago, plazo de pago, penalización por demora y posibles pagos fraccionados. Hazlo desde el primer documento con herramientas que te permitan crear presupuestos completos.
Factura inmediatamente al entregar el trabajo
Cuanto más tardes en facturar, más tarda el cliente en pagar. Consulta nuestra guía de facturación para autónomos y asegúrate de emitir la factura el mismo día que entregas. Además, con la Ley Antifraude la emisión ágil de facturas cobra aún más importancia.
Usa software que automatice el seguimiento
Las herramientas con IA envían recordatorios automáticos antes y después del vencimiento, sin que tú tengas que estar pendiente ni pasar el mal trago de perseguir al cliente.
Prevenir es mejor que reclamar. Kibo genera presupuestos con condiciones de pago claras y automatiza los recordatorios de cobro.
Crear cuenta gratis →Conclusión: protégete desde el presupuesto, no desde la sentencia
Reclamar una factura impagada es posible, pero consume tiempo, energía y a veces dinero. La mejor estrategia es no llegar a ese punto: presupuestos claros con condiciones explícitas, señales al inicio, facturación inmediata y seguimiento automatizado. Tu trabajo tiene un valor — asegúrate de cobrarlo.
