Cómo facturar a clientes en el extranjero: guía para autónomos en España

Cada vez más autónomos en España trabajan con clientes de otros países — ya sea diseñando para una startup en Alemania, desarrollando software para una empresa en Estados Unidos o dando consultoría a un negocio en México. Las oportunidades son enormes, pero la facturación internacional tiene reglas propias que, si no conoces, pueden costarte sustos con Hacienda.

En esta guía te explicamos paso a paso cómo facturar a clientes en el extranjero como autónomo en España: cuándo aplicas IVA y cuándo no, qué es el ROI, cómo funcionan las facturas intracomunitarias y qué obligaciones fiscales adicionales tienes. Si ya dominas la facturación nacional, aquí tienes todo lo que necesitas para dar el salto internacional sin errores.

Facturar dentro de la UE vs. fuera de la UE: la diferencia clave

Lo primero que debes tener claro es que las reglas cambian radicalmente dependiendo de si tu cliente está dentro de la Unión Europea o fuera de ella. No es lo mismo facturar a una empresa en Francia que a una en Argentina.

La regla general para servicios entre empresas (B2B): el IVA lo declara quien recibe el servicio en su país. Tú facturas sin IVA y tu cliente lo autoliquida en su declaración local.

Qué es el ROI y por qué lo necesitas

El ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) es un censo de la AEAT que identifica a empresas y autónomos que realizan operaciones comerciales con otros países de la UE. Si vas a facturar a empresas europeas sin IVA, necesitas estar inscrito en el ROI.

Cómo darte de alta en el ROI

1. Presenta el modelo 036 (declaración censal) marcando la casilla 582
2. Indica el tipo de operaciones intracomunitarias que vas a realizar (prestación de servicios, entrega de bienes, o ambas)
3. Hacienda puede verificar tu solicitud — en algunos casos envían un inspector para comprobar que la actividad es real
4. Una vez aprobado, recibes un NIF-IVA (tu NIF precedido de "ES", por ejemplo: ES12345678A)

El trámite se puede hacer online con certificado digital o presencialmente en tu delegación de Hacienda. El plazo de resolución varía, pero normalmente se resuelve en unas semanas. Si ya estás dado de alta como autónomo, es simplemente una modificación censal.

Sin el ROI, no puedes emitir facturas intracomunitarias sin IVA de forma legal. Si facturas a una empresa en la UE sin estar en el ROI y sin aplicar IVA, Hacienda puede reclamarte el IVA no repercutido más recargos.

Cómo verificar el NIF-IVA de tu cliente europeo

Antes de emitir una factura sin IVA a un cliente de la UE, debes comprobar que su número de identificación fiscal intracomunitario (NIF-IVA o VAT number) es válido. Puedes hacerlo en el sistema VIES de la Comisión Europea (ec.europa.eu/taxation_customs/vies). Si el número no aparece como válido, debes aplicar IVA español en tu factura.

Cuándo aplicar IVA y cuándo no: la inversión del sujeto pasivo

La inversión del sujeto pasivo es el mecanismo que permite que, en operaciones B2B entre países de la UE, el IVA lo declare el destinatario del servicio y no el emisor de la factura. Es decir: tú facturas sin IVA y tu cliente se encarga de autoliquidarlo en su país.

Servicios a empresas en la UE (B2B)

Si prestas servicios a una empresa o profesional establecido en otro país de la UE y ambos estáis en el ROI:

• Facturas sin IVA
• Incluyes en la factura la mención: "Operación sujeta a inversión del sujeto pasivo — artículo 196 de la Directiva 2006/112/CE"
• Incluyes tu NIF-IVA y el de tu cliente
• Declaras la operación en el modelo 349

Servicios a particulares en la UE (B2C)

Si tu cliente es un particular (persona física que no actúa como empresario), la regla general es que aplicas IVA español al 21%. El servicio se entiende prestado en España porque es donde estás tú como prestador.

Hay excepciones importantes: los servicios electrónicos, de telecomunicaciones y de radiodifusión prestados a particulares de la UE tributan en el país del cliente. Para estos casos existe el régimen de ventanilla única (OSS), pero eso merece un artículo aparte.

Servicios a empresas fuera de la UE

Cuando facturas a una empresa establecida fuera de la Unión Europea (Estados Unidos, Reino Unido, Latinoamérica, etc.), la operación se considera exportación de servicios y está no sujeta a IVA español. No necesitas el ROI ni el modelo 349 — simplemente emites la factura sin IVA.

En la factura conviene incluir la mención: "Prestación de servicios no sujeta a IVA por aplicación de las reglas de localización — artículo 69 LIVA".

Servicios a particulares fuera de la UE

La regla general es que aplicas IVA español, pero hay muchas excepciones según el tipo de servicio. Los servicios prestados por vía electrónica, consultorías, asesorías, servicios profesionales y cesiones de derechos a particulares fuera de la UE suelen estar no sujetos. Consulta con tu asesor si tienes dudas sobre tu caso concreto.

Qué datos debe incluir una factura internacional

Una factura a un cliente extranjero debe cumplir los mismos requisitos de facturación que una nacional, pero con algunos datos adicionales:

• Tu NIF-IVA (con el prefijo ES) si operas intracomunitariamente
• El NIF-IVA del cliente (con su prefijo de país: DE para Alemania, FR para Francia, etc.)
• La mención legal de por qué no se aplica IVA (inversión del sujeto pasivo o no sujeción)
• La divisa: puedes facturar en euros o en la moneda que acuerdes con tu cliente. Si facturas en otra divisa, ten en cuenta el tipo de cambio del BCE en la fecha de devengo para declarar el ingreso en euros
• Descripción clara del servicio prestado
• Fecha y número de factura siguiendo tu serie de numeración

Recuerda que estas facturas también deben cumplir con los requisitos de factura electrónica y VeriFactu cuando la normativa lo exija, igual que tus facturas nacionales.

El modelo 349: declaración de operaciones intracomunitarias

Si realizas operaciones intracomunitarias (ventas o compras de bienes/servicios con empresas de la UE), debes presentar el modelo 349 — la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias.

Cuándo se presenta

• Mensual: si el importe total de tus entregas intracomunitarias de bienes supera los 50.000€ en el trimestre actual o en cualquiera de los cuatro anteriores
• Trimestral: en la mayoría de los casos para autónomos que prestan servicios
• Anual: si el total de operaciones no supera los 35.000€ anuales y las entregas de bienes no superan los 15.000€

Qué se declara

En el modelo 349 incluyes cada operación intracomunitaria identificando al cliente con su NIF-IVA y el importe total facturado en el periodo. Es una declaración informativa — no pagas nada, pero Hacienda la cruza con la información que declara tu cliente en su país para verificar que todo cuadra.

El modelo 349 es informativo: no pagas nada al presentarlo. Pero si no lo presentas o los datos no coinciden con los de tu cliente, Hacienda puede abrir una comprobación.

Cómo declarar las operaciones internacionales en el modelo 303

Las facturas internacionales también se declaran en tu modelo 303 de IVA, aunque no lleven IVA. El tratamiento varía:

• Operaciones intracomunitarias (UE, B2B): se declaran en la casilla 59 como operaciones no sujetas por reglas de localización
• Exportaciones fuera de la UE: se declaran en la casilla 60 como exportaciones y operaciones asimiladas

Estas operaciones computan como ingresos para el cálculo de tu prorrata si también tienes operaciones exentas sin derecho a deducción (algo poco habitual en servicios profesionales).

Servicios vs. bienes: reglas diferentes

Todo lo explicado hasta aquí se refiere principalmente a la prestación de servicios, que es lo más habitual para autónomos freelance. Si vendes bienes físicos a otros países, las reglas son diferentes y más complejas:

Venta de bienes dentro de la UE

• A empresas (B2B): se consideran entregas intracomunitarias exentas de IVA, siempre que el comprador tenga NIF-IVA válido y los bienes salgan físicamente de España. Necesitas prueba del transporte
• A particulares (B2C): desde julio de 2021, con el sistema OSS, se aplica el IVA del país de destino cuando superas el umbral de 10.000€ anuales en ventas a distancia a toda la UE

Venta de bienes fuera de la UE

• Son exportaciones exentas de IVA
• Necesitas el DUA (Documento Único Administrativo) de aduanas como justificante
• Debes conservar la documentación aduanera durante al menos 4 años

Retenciones de IRPF en facturas internacionales

Cuando facturas al extranjero, no se aplican retenciones de IRPF. Las retenciones de IRPF en facturas son un mecanismo exclusivo del sistema fiscal español. Un cliente en Alemania o en Estados Unidos no tiene obligación (ni capacidad) de ingresar retenciones en la AEAT.

Esto significa que tus facturas internacionales serán siempre: base imponible = total a cobrar (sin IVA y sin retención en la mayoría de los casos B2B). Eso sí, esos ingresos tributan igualmente en tu IRPF a través del modelo 130 y la declaración de la renta.

Errores comunes al facturar a clientes en el extranjero

Facturar sin IVA a un cliente de la UE sin estar en el ROI

Si no estás inscrito en el ROI, no puedes aplicar la inversión del sujeto pasivo. Hacienda puede reclamarte el IVA no repercutido. Antes de emitir tu primera factura intracomunitaria, asegúrate de estar dado de alta.

No verificar el NIF-IVA del cliente en VIES

Si el NIF-IVA de tu cliente no es válido o no aparece en VIES, debes aplicar IVA español. No vale con que el cliente te diga que es empresa — tú eres responsable de comprobarlo. Guarda capturas de pantalla de la consulta VIES como prueba.

No incluir la mención legal en la factura

Omitir la referencia al artículo legal que justifica la no aplicación de IVA es un error formal que puede generar problemas en una inspección. Siempre incluye la mención correspondiente: inversión del sujeto pasivo (art. 196 Directiva) o no sujeción (art. 69 LIVA).

Olvidar el modelo 349

Muchos autónomos que empiezan a facturar a la UE se olvidan de presentar el modelo 349. Es informativo y no pagas nada, pero su no presentación es sancionable y levanta alertas en el sistema de cruces de datos de la AEAT.

No declarar los ingresos extranjeros en el modelo 303

Que no lleven IVA no significa que no se declaren. Las operaciones internacionales tienen sus casillas específicas en el modelo 303. Si las omites, tus números no cuadrarán y Hacienda puede requerirte.

Confundir las reglas de servicios con las de bienes

Las reglas de localización del IVA son distintas para servicios y bienes. Si vendes un producto físico, necesitas documentación aduanera y prueba de transporte. Si prestas un servicio, basta con la factura y la justificación documental del servicio prestado.

Cómo calcular el precio de tus servicios para clientes extranjeros

Al facturar internacionalmente, ten en cuenta que tu factura no lleva IVA ni retención en la mayoría de casos B2B. Eso significa que el importe que facturas es exactamente lo que cobras — lo cual simplifica la negociación de precios. Cuando calcules el IVA de tus presupuestos, recuerda que los presupuestos internacionales B2B van sin IVA.

Eso sí, ten en cuenta:

• Comisiones bancarias: las transferencias internacionales (especialmente fuera de SEPA) pueden tener comisiones. Aclara quién las asume
• Riesgo de tipo de cambio: si facturas en dólares u otra divisa, el importe en euros que declaras a Hacienda dependerá del tipo de cambio del día
• Plazos de cobro: los pagos internacionales pueden tardar más. Establece condiciones claras

Facturar al extranjero es más sencillo de lo que parece

Trabajar con clientes internacionales es una de las mejores formas de hacer crecer tu negocio como autónomo. Y aunque las reglas fiscales parezcan complejas a primera vista, se resumen en unas pocas preguntas: ¿tu cliente es empresa o particular? ¿Está en la UE o fuera? ¿Vendes servicios o bienes? Con esas tres respuestas, ya sabes si aplicas IVA o no y qué modelos debes presentar.

Lo importante es prepararte antes de emitir la primera factura: date de alta en el ROI si vas a operar con la UE, verifica los NIF-IVA de tus clientes, incluye las menciones legales en tus facturas y presenta el modelo 349 cuando corresponda. Con eso y un buen sistema de facturación, tus operaciones internacionales estarán en orden y podrás centrarte en lo que importa: hacer un gran trabajo para tus clientes, estén donde estén.